{"id":3640,"date":"2026-06-25T13:00:00","date_gmt":"2026-06-25T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/dawainews.com\/?p=3640"},"modified":"2026-06-25T11:52:51","modified_gmt":"2026-06-25T04:52:51","slug":"kegunaan-arsip-dan-penataannya","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dawainews.com\/?p=3640","title":{"rendered":"Kegunaan Arsip Dan Penataannya"},"content":{"rendered":"\n

Disusun Oleh: Dafrizal (Sekretaris Pepustakaan Dan Kearsipan Kab. Solok)<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Arsip\u00a0adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi\u00a0dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip\u00a0dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.<\/p>\n\n\n\n

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.<\/p>\n\n\n\n

Fungsi Arsip<\/strong><\/h3>\n\n\n\n


Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan,  bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.

1. Fungsi primer<\/strong> adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga\/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2. Fungsi sekunder<\/strong> adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga\/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

Sifat dan Karakter Arsip<\/strong>

<\/strong>Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain :<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat\/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.<\/li>\n\n\n\n
  • Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.<\/li>\n\n\n\n
  • Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.\u00a0<\/li>\n\n\n\n
  • Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Jenis-Jenis Arsip<\/p>\n\n\n\n

    Secara umum, arsip dikategorikan ke dalam dua kelompok utama:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • Arsip Dinamis:<\/strong> Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan operasional. Ini terbagi lagi menjadi arsip aktif<\/em> (sering digunakan), arsip inaktif<\/em> (frekuensi penggunaannya mulai menurun), dan arsip vital<\/em> (sangat penting dan tidak tergantikan). <\/li>\n\n\n\n
    • Arsip Statis:<\/strong> Arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung untuk operasional, namun memiliki nilai guna kesejarahan permanen dan dikelola oleh lembaga kearsipan <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Fungsi Utama Arsip<\/p>\n\n\n\n

      Keberadaan arsip sangat krusial bagi kelancaran aktivitas instansi maupun pemerintahan. Fungsi-fungsi tersebut meliputi: <\/p>\n\n\n\n

        \n
      • Bukti Hukum & Pertanggungjawaban:<\/strong> Menjadi bukti sahih jika terjadi masalah di kemudian hari.<\/li>\n\n\n\n
      • Pengambilan Keputusan:<\/strong> Data lampau digunakan sebagai rujukan utama untuk menentukan kebijakan baru.<\/li>\n\n\n\n
      • Pusat Ingatan:<\/strong> Memastikan riwayat aktivitas, transaksi, hingga sejarah institusi terdokumentasi dengan baik.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

        Penataan Arsip<\/strong><\/p>\n\n\n\n

        Penataan arsip yang baik dan benar haruslah sistematis, logis, dan terklasifikasi.Tujuannya agar dokumen dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan. Proses ini melibatkan langkah penyortiran, pengelompokan berdasarkan subjek, pemberian label, serta pemilihan media penyimpanan yang tepat. <\/p>\n\n\n\n

        Berikut adalah panduan komprehensif untuk menata arsip Anda agar lebih efektif:<\/p>\n\n\n\n

        1. Pisahkan Arsip Sesuai Frekuensi Penggunaan<\/p>\n\n\n\n

        Kelompokkan dokumen Anda menjadi dua kategori utama agar ruang penyimpanan lebih optimal: <\/p>\n\n\n\n

          \n
        • Arsip Aktif:<\/strong> Dokumen yang masih sering digunakan setiap hari atau minggu (simpan di meja atau laci yang mudah dijangkau).<\/li>\n\n\n\n
        • Arsip Inaktif:<\/strong> Dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, namun masih harus disimpan untuk keperluan hukum atau referensi. Anda bisa memindahkannya ke gudang atau kotak arsip khusus. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

          2. Gunakan Sistem Klasifikasi (Pengelompokan)<\/p>\n\n\n\n

          Jangan menggabungkan semua dokumen dalam satu tempat. Atur berkas Anda berdasarkan:<\/p>\n\n\n\n

            \n
          • Abjad:<\/strong> Cocok untuk nama klien atau daftar karyawan.<\/li>\n\n\n\n
          • Subjek\/Masalah:<\/strong> Mengelompokkan dokumen berdasarkan topik atau kategori (misal: Keuangan, SDM, Pajak).<\/li>\n\n\n\n
          • Kronologis:<\/strong> Diurutkan berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun (paling relevan untuk surat masuk\/keluar). <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

            3. Siapkan Sarana dan Prasarana Penyimpanan<\/p>\n\n\n\n

            Gunakan alat bantu kearsipan untuk menjaga fisik dokumen agar tetap awet dan rapi: <\/p>\n\n\n\n

              \n
            • Map\/Folder:<\/strong> Gunakan hanging folder<\/em> (map gantung) untuk laci kabinet, atau map snelhechter<\/em> untuk dokumen yang dijilid.<\/li>\n\n\n\n
            • Sekat\/Guide:<\/strong> Kertas tebal pemisah antar subjek untuk memudahkan pencarian.<\/li>\n\n\n\n
            • Filling Cabinet \/ Kotak Arsip:<\/strong> Wadah penyimpanan utama untuk menyimpan map-map tersebut secara tegak (vertikal).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

              4. Beri Label dan Indeks yang Jelas<\/p>\n\n\n\n

              Setiap folder harus memiliki label yang mencantumkan: <\/p>\n\n\n\n

                \n
              • Kode Klasifikasi<\/strong><\/li>\n\n\n\n
              • Nama Subjek \/ Kategori<\/strong><\/li>\n\n\n\n
              • Tahun Dokumen<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

                5. Buat Daftar Arsip (Buku Agenda \/ Digital)<\/p>\n\n\n\n

                Catat seluruh daftar berkas Anda ke dalam sebuah database<\/em> atau buku register. Pastikan Anda menuliskan ringkasan informasi, lokasi rak, dan tanggal dokumen. <\/p>\n\n\n\n

                6. Kelola Arsip Digital Dengan Baik<\/p>\n\n\n\n

                Untuk arsip digital atau scan<\/em>, terapkan juga standarisasi yang ketat: <\/p>\n\n\n\n

                  \n
                • Gunakan Struktur Folder:<\/strong> Buat hierarki folder induk dan anak.<\/li>\n\n\n\n
                • Aturan Penamaan File:<\/strong> Sepakati format penamaan file agar seragam.<\/li>\n\n\n\n
                • Lakukan Back-up:<\/strong> Selalu cadangkan data Anda secara berkala (misal ke cloud<\/em> atau harddisk<\/em> eksternal) untuk menghindari kehilangan data.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                  Disusun Oleh: Dafrizal (Sekretaris Pepustakaan Dan Kearsipan Kab. Solok) Arsip\u00a0adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi\u00a0dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip\u00a0dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":3641,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"slim_seo":{"facebook_image":"https:\/\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/Apa_itu_Arsip_Serta_Pengertian51.jpg","title":"Kegunaan Arsip Dan Penataannya - Dawai News.Com","description":"Disusun Oleh: Dafrizal (Sekretaris Pepustakaan Dan Kearsipan Kab. Solok) Arsip\u00a0adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi\u00a0dengan berbagai macam bentu"},"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":""},"categories":[14],"tags":[195],"class_list":["post-3640","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-opini","tag-arsip"],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/Apa_itu_Arsip_Serta_Pengertian51.jpg?fit=600%2C338&ssl=1","jetpack_sharing_enabled":true,"jetpack-related-posts":[{"id":3139,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=3139","url_meta":{"origin":3640,"position":0},"title":"Strategi Peningkatan PAD","author":"dw","date":"Mei 19, 2026","format":false,"excerpt":"Disusun Oleh: Dawai Peningkatan pendapatan asli daerah (PAD) merupakan salah satu modal keberhasilan dalam mencapai tujuan pembangunan daerah. Karena PAD menentukan kapasitas daerah dalam menjalankan fungsi-fungsi pemerintahan. Baik pelayanan publik maupun pembangunan. Semakin tinggi dan besar rasio PAD terhadap total pendapatan daerah memperlihatkan kemandirian dalam rangka membiayai segala kewajiban terhadap\u2026","rel":"","context":"dalam "Opini"","block_context":{"text":"Opini","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=14"},"img":{"alt_text":"","src":"","width":0,"height":0},"classes":[]},{"id":1315,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=1315","url_meta":{"origin":3640,"position":1},"title":"Pemimpin Dalam Pelayanan Publik","author":"dw","date":"Januari 30, 2026","format":false,"excerpt":"Disusun Oleh: Dawai Kehidupan manusia tidak dapat dilepaskan dari tujuan-tujuan yang akandicapai dalam posisinya secara individu atau kolektif. Tujuan hidup yang tersebar dalam ranah politik, ekonomi, hingga sosial berkaitan erat dengan aspek ruang di mana manusia tinggal. Ruang yang berkembang dari tingkat Rukun Tetangga (RT) hingga negara menciptakan konsekuensi logis\u2026","rel":"","context":"dalam "Opini"","block_context":{"text":"Opini","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=14"},"img":{"alt_text":"Image","src":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/image-47.png?fit=620%2C350&ssl=1&resize=350%2C200","width":350,"height":200,"srcset":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/image-47.png?fit=620%2C350&ssl=1&resize=350%2C200 1x, https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/image-47.png?fit=620%2C350&ssl=1&resize=525%2C300 1.5x"},"classes":[]},{"id":2248,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=2248","url_meta":{"origin":3640,"position":2},"title":"Sekolah Umum Bebasis Pendidikan Pesantren","author":"dw","date":"April 1, 2026","format":false,"excerpt":"Disusun Oleh : Dafrizal, S.Pd Karakter bangsa yang kuat bisa diperoleh dari sistem pendidikan yang baik dan tidak hanya mementingkan faktor kecerdasan intelektual semata, melainkan juga pendidikan yang dilandasi dengan keimanan dan ketakwaan serta menghasilkan output yang tidak sekadar mampu bersaing di dunia kerja, namun juga mampu menghasilkan karya yang\u2026","rel":"","context":"dalam "Pendidikan"","block_context":{"text":"Pendidikan","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=114"},"img":{"alt_text":"","src":"","width":0,"height":0},"classes":[]},{"id":1872,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=1872","url_meta":{"origin":3640,"position":3},"title":"Adat Nan Sabana Adat di Nagari Gauang","author":"dw","date":"Maret 3, 2026","format":false,"excerpt":"Disusun Oleh : D. Dt. Rajo Batipueh Adat nan sabana adat adalah kenyataan yang berlaku tetap di alam, tidak pernah berubah oleh keadaan tempat dan waktu. Kenyataan itu mengandung nilai-nilai, norma, dan hukum. Di dalam ungkapan Masyarakat Nagari Gauang dinyatakan sebagai adat nan indak lakang dek paneh, indak lapuak dek\u2026","rel":"","context":"dalam "Opini"","block_context":{"text":"Opini","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=14"},"img":{"alt_text":"Eceed20efa017191633cf3d7934c110b","src":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/eceed20efa017191633cf3d7934c110b.jpg?fit=531%2C800&ssl=1&resize=350%2C200","width":350,"height":200,"srcset":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/eceed20efa017191633cf3d7934c110b.jpg?fit=531%2C800&ssl=1&resize=350%2C200 1x, https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/eceed20efa017191633cf3d7934c110b.jpg?fit=531%2C800&ssl=1&resize=525%2C300 1.5x"},"classes":[]},{"id":3048,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=3048","url_meta":{"origin":3640,"position":4},"title":"Pembangunan Daerah Melalui Optimalisasi PAD","author":"dw","date":"Mei 6, 2026","format":false,"excerpt":"Disusun Oleh : Dawai Efisiensi Anggaran yang telah dilakukan Pemerintah Pusat sangat \u00a0berdampak pada program-program yang sudah direncanakan di daerah. Sementara pembangunan di segala sektor tetap harus berjalan, sehingga membuat pemerintah daerah harus berupaya maksimal untuk memperoleh pendapatan guna melanjutkan pembangunan. Di samping pemberlakuan otonomi daerah dan desentralisasi menuntut Daerah\u2026","rel":"","context":"dalam "Opini"","block_context":{"text":"Opini","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=14"},"img":{"alt_text":"","src":"","width":0,"height":0},"classes":[]},{"id":2389,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=2389","url_meta":{"origin":3640,"position":5},"title":"Pendidik dan Anak Didik","author":"dw","date":"April 8, 2026","format":false,"excerpt":"Oleh: Dafrizal Kemajuan suatu bangsa sangat ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia, sedangkan kualitas sumber daya manusia tergantung pada kualitas pendidikannya. Peran pendidikan sangat penting untuk menciptakan masyarakat yang cerdas, damai, terbuka, dan demokratis. Dalam proses pendidikan, manusia merupakan unsur yang sangat menentukan guna terselenggaranya pendidikan yang efektif dan efesien.\u2026","rel":"","context":"dalam "Opini"","block_context":{"text":"Opini","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=14"},"img":{"alt_text":"","src":"","width":0,"height":0},"classes":[]}],"jetpack_likes_enabled":true,"jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/p9UIqN-WI","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/3640","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=3640"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/3640\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3642,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/3640\/revisions\/3642"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/media\/3641"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=3640"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=3640"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=3640"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}