{"id":3640,"date":"2026-06-25T13:00:00","date_gmt":"2026-06-25T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/dawainews.com\/?p=3640"},"modified":"2026-06-25T11:52:51","modified_gmt":"2026-06-25T04:52:51","slug":"kegunaan-arsip-dan-penataannya","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dawainews.com\/?p=3640","title":{"rendered":"Kegunaan Arsip Dan Penataannya"},"content":{"rendered":"\n

Disusun Oleh: Dafrizal (Sekretaris Pepustakaan Dan Kearsipan Kab. Solok)<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Arsip\u00a0adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi\u00a0dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip\u00a0dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.<\/p>\n\n\n\n

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.<\/p>\n\n\n\n

Fungsi Arsip<\/strong><\/h3>\n\n\n\n


Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan,  bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.

1. Fungsi primer<\/strong> adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga\/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2. Fungsi sekunder<\/strong> adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga\/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

Sifat dan Karakter Arsip<\/strong>

<\/strong>Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain :<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat\/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.<\/li>\n\n\n\n
  • Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.<\/li>\n\n\n\n
  • Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.\u00a0<\/li>\n\n\n\n
  • Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Jenis-Jenis Arsip<\/p>\n\n\n\n

    Secara umum, arsip dikategorikan ke dalam dua kelompok utama:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • Arsip Dinamis:<\/strong> Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan operasional. Ini terbagi lagi menjadi arsip aktif<\/em> (sering digunakan), arsip inaktif<\/em> (frekuensi penggunaannya mulai menurun), dan arsip vital<\/em> (sangat penting dan tidak tergantikan). <\/li>\n\n\n\n
    • Arsip Statis:<\/strong> Arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung untuk operasional, namun memiliki nilai guna kesejarahan permanen dan dikelola oleh lembaga kearsipan <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Fungsi Utama Arsip<\/p>\n\n\n\n

      Keberadaan arsip sangat krusial bagi kelancaran aktivitas instansi maupun pemerintahan. Fungsi-fungsi tersebut meliputi: <\/p>\n\n\n\n

        \n
      • Bukti Hukum & Pertanggungjawaban:<\/strong> Menjadi bukti sahih jika terjadi masalah di kemudian hari.<\/li>\n\n\n\n
      • Pengambilan Keputusan:<\/strong> Data lampau digunakan sebagai rujukan utama untuk menentukan kebijakan baru.<\/li>\n\n\n\n
      • Pusat Ingatan:<\/strong> Memastikan riwayat aktivitas, transaksi, hingga sejarah institusi terdokumentasi dengan baik.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

        Penataan Arsip<\/strong><\/p>\n\n\n\n

        Penataan arsip yang baik dan benar haruslah sistematis, logis, dan terklasifikasi.Tujuannya agar dokumen dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan. Proses ini melibatkan langkah penyortiran, pengelompokan berdasarkan subjek, pemberian label, serta pemilihan media penyimpanan yang tepat. <\/p>\n\n\n\n

        Berikut adalah panduan komprehensif untuk menata arsip Anda agar lebih efektif:<\/p>\n\n\n\n

        1. Pisahkan Arsip Sesuai Frekuensi Penggunaan<\/p>\n\n\n\n

        Kelompokkan dokumen Anda menjadi dua kategori utama agar ruang penyimpanan lebih optimal: <\/p>\n\n\n\n

          \n
        • Arsip Aktif:<\/strong> Dokumen yang masih sering digunakan setiap hari atau minggu (simpan di meja atau laci yang mudah dijangkau).<\/li>\n\n\n\n
        • Arsip Inaktif:<\/strong> Dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, namun masih harus disimpan untuk keperluan hukum atau referensi. Anda bisa memindahkannya ke gudang atau kotak arsip khusus. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

          2. Gunakan Sistem Klasifikasi (Pengelompokan)<\/p>\n\n\n\n

          Jangan menggabungkan semua dokumen dalam satu tempat. Atur berkas Anda berdasarkan:<\/p>\n\n\n\n

            \n
          • Abjad:<\/strong> Cocok untuk nama klien atau daftar karyawan.<\/li>\n\n\n\n
          • Subjek\/Masalah:<\/strong> Mengelompokkan dokumen berdasarkan topik atau kategori (misal: Keuangan, SDM, Pajak).<\/li>\n\n\n\n
          • Kronologis:<\/strong> Diurutkan berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun (paling relevan untuk surat masuk\/keluar). <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

            3. Siapkan Sarana dan Prasarana Penyimpanan<\/p>\n\n\n\n

            Gunakan alat bantu kearsipan untuk menjaga fisik dokumen agar tetap awet dan rapi: <\/p>\n\n\n\n

              \n
            • Map\/Folder:<\/strong> Gunakan hanging folder<\/em> (map gantung) untuk laci kabinet, atau map snelhechter<\/em> untuk dokumen yang dijilid.<\/li>\n\n\n\n
            • Sekat\/Guide:<\/strong> Kertas tebal pemisah antar subjek untuk memudahkan pencarian.<\/li>\n\n\n\n
            • Filling Cabinet \/ Kotak Arsip:<\/strong> Wadah penyimpanan utama untuk menyimpan map-map tersebut secara tegak (vertikal).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

              4. Beri Label dan Indeks yang Jelas<\/p>\n\n\n\n

              Setiap folder harus memiliki label yang mencantumkan: <\/p>\n\n\n\n

                \n
              • Kode Klasifikasi<\/strong><\/li>\n\n\n\n
              • Nama Subjek \/ Kategori<\/strong><\/li>\n\n\n\n
              • Tahun Dokumen<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

                5. Buat Daftar Arsip (Buku Agenda \/ Digital)<\/p>\n\n\n\n

                Catat seluruh daftar berkas Anda ke dalam sebuah database<\/em> atau buku register. Pastikan Anda menuliskan ringkasan informasi, lokasi rak, dan tanggal dokumen. <\/p>\n\n\n\n

                6. Kelola Arsip Digital Dengan Baik<\/p>\n\n\n\n

                Untuk arsip digital atau scan<\/em>, terapkan juga standarisasi yang ketat: <\/p>\n\n\n\n

                  \n
                • Gunakan Struktur Folder:<\/strong> Buat hierarki folder induk dan anak.<\/li>\n\n\n\n
                • Aturan Penamaan File:<\/strong> Sepakati format penamaan file agar seragam.<\/li>\n\n\n\n
                • Lakukan Back-up:<\/strong> Selalu cadangkan data Anda secara berkala (misal ke cloud<\/em> atau harddisk<\/em> eksternal) untuk menghindari kehilangan data.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                  Disusun Oleh: Dafrizal (Sekretaris Pepustakaan Dan Kearsipan Kab. Solok) Arsip\u00a0adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi\u00a0dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip\u00a0dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":3641,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"slim_seo":{"facebook_image":"https:\/\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/Apa_itu_Arsip_Serta_Pengertian51.jpg","title":"Kegunaan Arsip Dan Penataannya - Dawai News.Com","description":"Disusun Oleh: Dafrizal (Sekretaris Pepustakaan Dan Kearsipan Kab. Solok) Arsip\u00a0adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi\u00a0dengan berbagai macam bentu"},"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":""},"categories":[14],"tags":[195],"class_list":["post-3640","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-opini","tag-arsip"],"jetpack_sharing_enabled":true,"jetpack-related-posts":[{"id":3139,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=3139","url_meta":{"origin":3640,"position":0},"title":"Strategi Peningkatan PAD","author":"dw","date":"Mei 19, 2026","format":false,"excerpt":"Disusun Oleh: Dawai Peningkatan pendapatan asli daerah (PAD) merupakan salah satu modal keberhasilan dalam mencapai tujuan pembangunan daerah. Karena PAD menentukan kapasitas daerah dalam menjalankan fungsi-fungsi pemerintahan. Baik pelayanan publik maupun pembangunan. Semakin tinggi dan besar rasio PAD terhadap total pendapatan daerah memperlihatkan kemandirian dalam rangka membiayai segala kewajiban terhadap\u2026","rel":"","context":"dalam "Opini"","block_context":{"text":"Opini","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=14"},"img":{"alt_text":"","src":"","width":0,"height":0},"classes":[]},{"id":4631,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=4631","url_meta":{"origin":3640,"position":1},"title":"Azwar: SRIKANDI Kearsipan Berbasis Digital","author":"dw","date":"Agustus 13, 2026","format":false,"excerpt":"Dawai News, Solok - Dalam rangka mendukung kebijakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dan implementasi reformasi birokrasi, Pemerintah Republik Indonesia melalui\u00a0Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018\u00a0tentang SPBE mendorong penggunaan aplikasi umum nasional, salah satunya adalah Aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Hal tersebut disampaikan oleh Arsiparis Madya Dinas Perpustakaan\u2026","rel":"","context":"dalam "Daerah"","block_context":{"text":"Daerah","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=17"},"img":{"alt_text":"WhatsApp Image 2026 08 13 at 11.04.30~3","src":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/WhatsApp-Image-2026-08-13-at-11.04.303.jpeg?fit=1200%2C675&ssl=1&resize=350%2C200","width":350,"height":200,"srcset":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/WhatsApp-Image-2026-08-13-at-11.04.303.jpeg?fit=1200%2C675&ssl=1&resize=350%2C200 1x, https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/WhatsApp-Image-2026-08-13-at-11.04.303.jpeg?fit=1200%2C675&ssl=1&resize=525%2C300 1.5x, https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/WhatsApp-Image-2026-08-13-at-11.04.303.jpeg?fit=1200%2C675&ssl=1&resize=700%2C400 2x, https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/WhatsApp-Image-2026-08-13-at-11.04.303.jpeg?fit=1200%2C675&ssl=1&resize=1050%2C600 3x"},"classes":[]},{"id":3734,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=3734","url_meta":{"origin":3640,"position":2},"title":"Perpustakaan Sebagai Pusat Aktivitas Akademik","author":"dw","date":"Juni 30, 2026","format":false,"excerpt":"Disusun Oleh: Lili Guswanti, SH (Kabid Pengelola Perpustakaan Kabupaten Solok) Pendidikan merupakan salah satu yang terpenting dalam kehidupan. Dalam bahasa Inggris pendidikan berarti education. Sedangkan dalam bahasa latin berarti educatum yang berasal dari kata E dan Duco, E berarti perkembangan dari luar dari dalam ataupun perkembangan dari sedikit menuju banyak,\u2026","rel":"","context":"dalam "Opini"","block_context":{"text":"Opini","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=14"},"img":{"alt_text":"WhatsApp Image 2026 06 30 at 09.59.17","src":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/WhatsApp-Image-2026-06-30-at-09.59.17-1.jpeg?fit=600%2C450&ssl=1&resize=350%2C200","width":350,"height":200,"srcset":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/WhatsApp-Image-2026-06-30-at-09.59.17-1.jpeg?fit=600%2C450&ssl=1&resize=350%2C200 1x, https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/WhatsApp-Image-2026-06-30-at-09.59.17-1.jpeg?fit=600%2C450&ssl=1&resize=525%2C300 1.5x"},"classes":[]},{"id":3728,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=3728","url_meta":{"origin":3640,"position":3},"title":"Wako Pdg. Panjang Buka Seminar Siaga Bencana","author":"dw","date":"Juni 30, 2026","format":false,"excerpt":"Dawai News, Padang Panjang - Wali Kota Padang Panjang, Hendri Arnis buka Seminar Internasional \"Padang Panjang Kota Siaga Bencana\", di Gedung DPRD Padang Panjang, Senin, 29 Juni 2026. Dalam sambutannya, Wako Hendri menegaskan, secara geologis Padang Panjang berada di kawasan yang rawan gempabumi dan bencana hidrometeorologi, sehingga kesiapsiagaan harus menjadi\u2026","rel":"","context":"dalam "Daerah"","block_context":{"text":"Daerah","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=17"},"img":{"alt_text":"733471456 884038464750878 8268859017698136361 n","src":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/733471456_884038464750878_8268859017698136361_n.jpeg?fit=600%2C424&ssl=1&resize=350%2C200","width":350,"height":200,"srcset":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/733471456_884038464750878_8268859017698136361_n.jpeg?fit=600%2C424&ssl=1&resize=350%2C200 1x, https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/733471456_884038464750878_8268859017698136361_n.jpeg?fit=600%2C424&ssl=1&resize=525%2C300 1.5x"},"classes":[]},{"id":4640,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=4640","url_meta":{"origin":3640,"position":4},"title":"DPMPTSP Inovasi NIB On The Spot","author":"dw","date":"Agustus 13, 2026","format":false,"excerpt":"Dawai News, Padang - Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota Padang layanan perizinan melalui inovasi Nomor Induk Berusaha (NIB) on the Spot. Layanan ini menjadi upaya pemerintah untuk memudahkan pelaku usaha memperoleh legalitas tanpa harus meninggalkan aktivitas usahanya untuk datang ke Mal Pelayanan Publik (MPP). Melalui\u2026","rel":"","context":"dalam "Daerah"","block_context":{"text":"Daerah","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=17"},"img":{"alt_text":"3aqhsMTigP7JsUMgKaxCVNyMJL6LhSv7GxYOcLxE~2","src":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/3aqhsMTigP7JsUMgKaxCVNyMJL6LhSv7GxYOcLxE2.jpg?fit=1200%2C674&ssl=1&resize=350%2C200","width":350,"height":200,"srcset":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/3aqhsMTigP7JsUMgKaxCVNyMJL6LhSv7GxYOcLxE2.jpg?fit=1200%2C674&ssl=1&resize=350%2C200 1x, https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/3aqhsMTigP7JsUMgKaxCVNyMJL6LhSv7GxYOcLxE2.jpg?fit=1200%2C674&ssl=1&resize=525%2C300 1.5x, https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/3aqhsMTigP7JsUMgKaxCVNyMJL6LhSv7GxYOcLxE2.jpg?fit=1200%2C674&ssl=1&resize=700%2C400 2x, https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/3aqhsMTigP7JsUMgKaxCVNyMJL6LhSv7GxYOcLxE2.jpg?fit=1200%2C674&ssl=1&resize=1050%2C600 3x"},"classes":[]},{"id":2248,"url":"https:\/\/dawainews.com\/?p=2248","url_meta":{"origin":3640,"position":5},"title":"Sekolah Umum Bebasis Pendidikan Pesantren","author":"dw","date":"April 1, 2026","format":false,"excerpt":"Disusun Oleh : Dafrizal, S.Pd Karakter bangsa yang kuat bisa diperoleh dari sistem pendidikan yang baik dan tidak hanya mementingkan faktor kecerdasan intelektual semata, melainkan juga pendidikan yang dilandasi dengan keimanan dan ketakwaan serta menghasilkan output yang tidak sekadar mampu bersaing di dunia kerja, namun juga mampu menghasilkan karya yang\u2026","rel":"","context":"dalam "Pendidikan"","block_context":{"text":"Pendidikan","link":"https:\/\/dawainews.com\/?cat=114"},"img":{"alt_text":"","src":"","width":0,"height":0},"classes":[]}],"jetpack_likes_enabled":true,"jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/p9UIqN-WI","jetpack_featured_media_url":"https:\/\/i0.wp.com\/dawainews.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/Apa_itu_Arsip_Serta_Pengertian51.jpg?fit=600%2C338&ssl=1","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/3640","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=3640"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/3640\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3642,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/3640\/revisions\/3642"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/media\/3641"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=3640"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=3640"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/dawainews.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=3640"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}