Disusun Oleh: Dafrizal (Sekretaris Dinas Perputakaan dan Kearsipan Kabupaten Solok)
Aplikasi Srikandi merupakan Sistem Informasi tata Kelola Kearsipan Dinamis yang dirancang Untuk memudahkan Suatu Lembaga atau intansi dalam Pengeloaan seperti surat menyurat berbasis Online. Selain itu aplikasi Srikandi dapat mempercepat proses pengarsipan dokumen Penting Perusahaan maupun pemerintahan tanpa menguras tenaga, biaya dan tempat yang luas. Dengan adanya Aplikasi Srikandi Pengelolaan Arsip di suatu Lembaga dapat berjalan dengan maksimal tanpa terhambat kendala ruang mauapun biaya, serta mudah di cari sewaktu-waktu saat dibutuhkan.
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) Aplikasi Srikandi merupakan aplkasi umum bidang kearsipan yang dikembangkan untuk mendukung pengelolaan Arsip dipemerintahan pusat maupun daerah. Aplikasi Srikandi diharapkan dapat menjadi
gerbang dalam peningkatan kualitas dan akuntabilitas dalam bidang kearsipan. Pengelolaan Arsip Menggunakan Aplikasi Srikandi dapat menghasilkan informasi berbasis digital yang dapat terekan dan mudah dicari Ketika sewaktu waktu dibutuhkan.
Aplikasi Srikandi mewujudkan kearsipan berbasis elektronik menjadi salah satu jembatan menuju pengelolaan kearsipan yang lebih praktis. Di era yang serba modern ini semua orang dituntut untuk menguasai teknologi supaya tidak ketinggalan zaman, terutama bagi semuai pegawai di Lembaga pemerintahan, tentu sangat dituntut untuk menguasai teknologi agar posisi tidak tegeserkan. Dalam
Lembaga pemerintahan tentu banyak dokumen- dokumen penting yang membutuhkan tempat penyimpanan yang sangat besar sehingga diperlukan sistem pengarsipan berbasi elektronik sehingga data dapat disimpan secara online untuk menghindari penambahan ruang penyimpanan dan proses pencarian yang lama.
Aplikasi Srikandi dikelola Oleh Badan Arsip dan Pepustakaan Nasional Republik Indonesia. Aplikasi ini dirancang untuk memudahkan pengelolaan dokumen informasi, serta meningkatkan kualitas pelayanan arsip dan perpustakaan. Adapun undangundang Nomor 95 Tahun 2018 dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 menyebutkan bahwa, sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE) yang memungkinkan penggunaan aplikasi srikandi untuk pengelolaan Arsip Dinamis. Sejak tahun 2021 aplikasi Srikandi sudah disahkan dan diterapkan berbagai lembaga pemerintahan, organisasi maupun Perusahaan dalam menangani pengelolaan dokumen informasi.
Penanggung Jawab Pengelolaan SRIKANDI
Berdasarkan ketentuan pengelolaan instansi dan daerah (seperti merujuk pada regulasi ANRI dan kepala daerah):
- Sekretaris Daerah / Pimpinan Tertinggi: Penanggung jawab umum pengelolaan SRIKANDI di lingkungan instansi.
- Kepala LKD (Lembaga Kearsipan Daerah) / Unit Kearsipan: Penanggung jawab harian dan teknis pengelolaan kearsipan.
- Kepala Bidang Kearsipan: Penanggung jawab manajemen dan pelatihan kearsipan. [1]
Pembagian Kewenangan & Peran Pengguna (Role) di SRIKANDI. Setiap pengguna di dalam aplikasi SRIKANDI memiliki batasan hak akses (multi role ) sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya:
- Administrator Nasional
- Instansi: ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) .
- Kewenangan: Mengelola sistem secara makro di tingkat nasional.
- Instansi Administrator
- Kewenangan: mengatur struktur organisasi instansi secara keseluruhan, mengelola data unit kerja, mengatur hak akses, serta mengkonfigurasi sistem.
- Administrator Satuan Kerja (Satker/OPD/UPT)
- Kewenangan: Bertanggung jawab dalam pengelolaan struktur unit kerja spesifik, jabatan, serta penempatan pegawai di lingkungan satker atau Organisasi Perangkat Daerah masing-masing.
- Pencatat Surat Utama
- Kewenangan: Menerima, mencatat, meregistrasi, serta mendistribusikan surat masuk dan surat keluar utama di lingkungan instansi.
- Unit Kearsipan
- Kewenangan: Mengelola klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), pemberkasan akhir, pemindahan arsip tidak aktif, hingga proses pemusnahan atau penyerahan arsip statistik.
- Tata Usaha (TU) / Sekretaris
- Kewenangan: Mengelola rancangan naskah dinas, mengatur alur koordinasi antar unit, membantu pimpinan menyiapkan disposisi, serta menata administrasi surat.
- Pengguna Biasa (Pegawai / Pejabat)
- Kewenangan: Membuat konsep naskah dinas, mengirim dan menerima naskah, memberikan atau mengoceh disposisi, melakukan verifikasi, serta membubuhkan Tanda Tangan Elektronik (TTE) sesuai dengan jenjang kewenangan jabatannya.
Fitur dan manfaat aplikasi srikandi
Aplikasi Srikandi memiliki beberapa fitur untuk mempermudah dalam mengolah data
baik untuk pengirima maupun penerimaan dokumen serta meningkatkan transparansi
dan keterbukaan dalam mengelola surat menyurat dalam sebuah intansi
pemerintahan.
Adapun Fitur- Fitur utama Aplikasi Srikandi antara lain adalah sebagai
berikut:
- Fitur Penciptaan Arsip yaitu fitur yang dipakai dalam transfer dokumen, penerimaan
dokumen dari pihak pemerintah daerah kepada Pemerintah Pusat Secara Elektronik. - Fitur Pemeliharaan Arsip yaitu Fitur yang digunakan untuk menjaga keaslian
Dokumen, Keunikan dan Keutuhan Dokumen untuk menghindari Rekayasa atau
perubahan Dokumen - Fitur Penggunaan Arsip yaitu fitur yang dirancang guna menjaga dokumen tepat
sasaran kepada Orang yang dituju - Fitur Penyusutan Arsip yaitu Fitur yaitu meliputi fitur yang digunakan untuk
menghapus dokumen yang keliru atau digunakan untuk file yang sudah tidak
terpakai supaya dimusnahakan yang sudah melampaui masa dokumen itu sendiri.
Adapun manfaat Aplikasi Srikandi dalam meningkatkan pengelolaan Kearsipan di
pemerintahan yang berbasis elektronik. Aplikasi Srikandi diharapkan mampu
mendorong terciptanya tata Kelola Arsip yang praktis dan mudah di akses semua
kalangan yang berkepentingan dalam sebuah Lembaga pemerintahan pusat maupun
daerah. Adapun manfaat Aplikasi Srikandi dalam pengelolaan Arsip Antara lain adalah
sebagai berikut.
Oleh karena itu, dengan adanya aplikasi Srikandi dapat berkontribusi mempercepat proses pengarsipan terutama dalam proses mencari data, mengelola data dokumen secara efektif dan efisien. Disisi lain, penggunaan Aplikasi Srikandi juga dapat meminimalisir biaya maupun menghemat waktu dan tenaga yang dibutuhkan, serta dapat dikases kapanpun dan dimanapun.Dengan pengelolaan aplikasi srikandi dimungkinkan untuk mempermudah pengelolaan dokumen, mencari data dokumen yang sudah lama maupun mengolah data dokumen yang sudah tidak terpakai untuk disimpan Ketika sewaktu-waktu dibutuhkan. *****