Disusun Oleh: Dafrizal (Sekretaris Dinas Perpustakaan an Kearsipan Kabupaten Solok)
Arsip merupakan memori kolektif bangsa, hal ini berarti arsip memiliki peran vital dalam pelestarian informasi yang memiliki nilai historis, dan bernilai penting bagi organisasi maupun perseorangan. “Arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis agar di masa mendatang menjadi bukti dan penyelamat dan disimpan dengan baik agar mudah ditemukan bila diperlukan” (Halimah, 2020).
Dalam Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip merupakan elemen krusial bagi kehidupan organisasi, lembaga, maupun masyarakat. Arsip berperan sebagai memori kolektif bangsa yang berfungsi sebagai rekaman kegiatan yang telah terjadi, serta sumber
informasi yang dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya, oleh karena itu pengelolaan arsip merupakan hal penting bagi pemerintah, swasta maupun masyarakat dalam rangka pelestarian informasi yang memiliki
nilai bersejarah.
Sebagaimana disebutkan oleh Sari & Putra (2024), “Keberadaan arsip sebagai sumber informasi memainkan peranan yang sangat penting dalam evaluasi peristiwa yang telah terjadi di masa lalu, pertimbangan dalam pengambilan keputusan saat ini, serta dalam memprediksi kemungkinan yang akan terjadi di masa depan.” (hlm. 2).
Adelia dan Putra (2024) menyebutkan bahwa “sebagai hasil dari informasi administrasi dan manajemen, arsip terus bertambah dan berkembang, yang pada akhirnya menyebabkan penumpukan arsip yang tidak terkendali. Oleh karena itu, pengelolaan arsip menjadi sangat penting.” (hlm. 1). Seiring dengan berjalannya waktu dan perkembangan teknologi yang semakin pesat, maka pengelolaan arsip juga harus bersifat adaptif terhadap transformasi digital. Dalam menghadapi dinamika perkembangan teknologi yang signifikan, arsip tidak harus bersifat konvensional semata, melainkan harus mampu beradaptasi dengan teknologi yang berkembang.
“Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan
yang lebih luas, diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia.” (Mulyadi, 2023).
Arsip digital dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan akan akses informasi yang lebih efisien serta untuk memastikan pemerataan distribusi informasi kepada publik. Sebagai rekaman resmi dari aktivitas atau
peristiwa, arsip saat ini tersedia dalam berbagai format dan media penyimpanan yang memiliki tingkat efisiensi yang lebih tinggi. (Fad’li et al.,2023, hlm. 2). Arsip digital juga memiliki peranan yang vital dalam mendukung penerapan smart governance karena dapat meningkatkan efisiensi, transparasi dalam pengelolaan pemerintahan.
Sebagaimana disebutkan oleh Wardani dan Putra (2024) “Arsip sebagai bukti administratif, arsipmenyimpan informasi yang dapat digunakan untuk memastikan akuntabilitas, transparansi, dan legalitas setiap keputusan atau tindakan yang diambil oleh pemerintah.” (hlm. 2) Patmawati & Ismaya (2024) menyatakan bahwa Proses digitalisasi arsip dan pengelolaan arsip elektronik menjadi sangat penting di era Revolusi Industri 4.0, karena memungkinkan akses informasi dari lokasi yang jauh serta menyediakan metode pencarian yang lebih efektif.
Digitalisasi dianggap sebagai pendekatan yang relevan untuk melestarikan arsip, dengan cara yang lebih
modern dan mampu melindunginya dari ancaman kepunahan. “Berkaitan dengan perkembangan teknologi serta kebutuhan akses informasi yang lebih cepat, arsip digital menjadi salah satu jenis arsip yang sebenarnya memiliki arti atau esensi yang hampir sama dengan arsip tekstual.” (Sari & Putranto, 2022).
Bagi masyarakat, digitalisasi arsip memungkinkan kemudahan dalam memperoleh informasi yang sebelumnya sulit diakses, hal tersebut selaras dengan isi Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik, bahwa “Setiap Orang berhak: a. melihat dan mengetahui Informasi Publik; b. menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum untuk memperoleh Informasi Publik; c. mendapatkan salinan Informasi Publik melalui permohonan sesuai dengan Undang-Undang ini; dan/atau d. menyebarluaskan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan.” Melalui platform daring seperti Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN), publik dapat mendapatkan hak untuk mengakses informasi publik dan menjangkau berbagai dokumen arsip secara mandiri, tanpa keterbatasan waktu dan lokasi.
Dengan demikian, digitalisasi arsip tidak hanya meningkatkan efisiensi administrasi pemerintahan, tetapi juga mendorong partisipasi masyarakat dalam menciptakan pemerintahan yang terbuka, partisipatif, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi. ******