ANRI Digitalisasi SIKN Dan JIKN

Disusun Oleh: Dafrizal (Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Solok)

Arsip Nasional Republik Indonesia (disingkat ANRI) merupakan salah satu lembaga pemerintah nonkementerian yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang No.7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang kemudian diubah menjadi Undang-Undang No. 43/2009 Tentang Kearsipan dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan sesuai dengan peraturan peraturan-undangan yang berlaku. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) membangun Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka
Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Dalam melaksanakan penggunaan aplikasi SIKN, ANRI membentuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Melalui website JIKN, instansi pemerintah pusat dan daerah serta perguruan tinggi negeri sebagai simpul jaringan akan terhubung, sehingga informasi kearsipannya dapat diakses oleh masyarakat secara mudah di manapun berada. Selain itu SIKN dan JIKN menjadi payung implementasi e-records (arsip dinamis) dan e-archives (arsip statis) yang selama ini telah dikembangkan oleh ANRI sebagai model, serta sistem informasi kearsipan lainnya yang telah dikembangkan sendiri oleh pencipta arsip dan lembaga kearsipan.

Sistem Informasi Kearsipan Nasional ( SIKN) adalah sistem informasi arsip skala nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Fungsi dan Cara Kerja SIKN

• Pengolahan Arsip: SIKN merupakan aplikasi berbasis web service yang digunakan oleh instansi pemerintah, kementerian, lembaga, BUMN, perguruan tinggi, hingga pemerintah daerah (disebut sebagai Simpul Jaringan) untuk menghimpun, mengelola, dan menelusuri data kearsipan (baik fisik maupun digital).
• Pusat Masukan (Backend): Data arsip yang dimasukkan, diverifikasi, dan dikelola melalui aplikasi SIKN selanjutnya akan dipublikasikan dan ditampilkan secara terintegrasi kepada publik.
• Terhubung dengan JIKN: Jika SIKN adalah dapur pengolahan datanya, maka JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) adalah portal atau etalase muka yang bisa diakses oleh masyarakat umum untuk mencari dokumen sejarah, kebijakan, dan memori kolektif bangsa.

Dalam JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia beserta simpul-simpul jaringannya, jenis-jenis arsip yang diintegrasikan dan disajikan kepada publik melalui Layanan SIKN dan JIKN secara garis besar terbagi menjadi dua kategori utama:

1. Arsip Dinamis : Arsip yang digunakan langsung dalam kegiatan pencipta arsip (instansi pemerintah, kementerian, lembaga, dan lain-lain) dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Dalam JIKN, arsip dinamis yang ditampilkan umumnya bersifat terbuka untuk akses publik :

• Arsip Dinamis Inaktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan disimpan di unit kearsipan sebelum disusutkan (dinilai kembali untuk dihancurkan atau diserahkan menjadi arsip statistik).
• Arsip dinamis seperti arsip vital atau arsip aktif juga melalui proses pendataan di SIKN , tetapi yang dibuka dan dilayankan luas melalui portal JIKN utamanya adalah arsip tidak aktif yang memiliki status akses terbuka.

2. Arsip Statistik: Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional, bernilai sejarah, telah habis retensi dan, dan diketerangkan untuk dipermanenkan (menjadi memori kolektif bangsa). Arsip statistik ini berasal dari instansi pusat, daerah, lembaga negara, maupun Tokoh/organisasi tertentu.

Berdasarkan Tingkat Pengelolaan / Hierarki (Level Deskripsi)Arsip-arsip tersebut diorganisasikan dalam JIKN menggunakan standar deskripsi kearsipan internasional dari tingkat makro ke mikro:

• Fonds (Arsip tingkat lembaga/pencipta arsip secara keseluruhan)
• Sub-Fonds (Bagian dari fonds / unit kerja tertentu)
• Series (Seri arsip berdasarkan kelompok fungsi atau masalah)
• Sub-Seri (Sub-kelompok dari seri arsip)
• Berkas (Folder/kumpulan dokumen yang berkaitan)
• Item (Naskah/dokumen tunggal atau lembar arsip paling mendasar).

Fungsi JIKN

• Akses Publik: Memudahkan masyarakat, peneliti, dan mahasiswa mencari dokumen, foto, peta, serta naskah bersejarah secara cepat, mudah, dan gratis melalui
• Memori Kolektif Bangsa: Menyatukan riwayat dokumenter yang tersebar di berbagai daerah agar sejarah dan transparansi pemerintahan tetap terjaga.
• Pusat Informasi Digital: Menyediakan fitur seperti pencarian arsip, pameran virtual, galeri arsip, serta layanan pemesanan membaca atau mengkopi arsip secara daring.

Hubungan SIKN dan JIKN

• SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) : Adalah aplikasi/sistem induk di bagian belakang ( backend ) tempat lembaga pembuat arsip atau simpul jaringan yang menghimpun, mengolah, dan memverifikasi data arsip.
• JIKN : Adalah portal publik/etalase ( frontend ) tempat masyarakat, peneliti, mahasiswa, dan masyarakat dapat mencari serta mengakses arsip-arsip tersebut secara online melalui Portal JIKN ANRI

Syarat bagi suatu instansi untuk dapat bergabung menjadi Simpul Jaringan SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) dan JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) meliputi beberapa ketentuan utama:

1. Kriteria Instansi yang Dapat BergabungInstansi atau lembaga yang berhak menjadi simpul jaringan meliputi:

• Kementerian dan Lembaga Pemerintah Non-Kementerian (LPNK)
• Pemerintah Daerah (LKD Provinsi, Kabupaten, dan Kota)
• Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD)
• Perguruan Tinggi Negeri / Swasta
• Pencipta arsip atau lembaga lain sesuai ketentuan peraturan-undangan. [1, 2]

2. Persyaratan Utama & Teknis

• Memiliki Arsip : Memiliki daftar arsip dinamis dan/atau arsip statistik yang dikelola sesuai dengan kaidah kearsipan.
• Sumber Daya Manusia (SDM): Memiliki SDM yang kompeten di bidang kearsipan dan teknologi informasi (TI) untuk mengoperasikan aplikasi.
• Infrastruktur & Perangkat:
  • Koneksi internet yang stabil.
  • Perangkat komputer / server pendukung.
  • Perangkat pendukung untuk alih media (digitalisasi) dari arsip kertas ke bentuk digital.
• Dokumen Administratif:
  • Membuat dan menandatangani Surat Pernyataan / Surat Kesediaan Bergabung dari pimpinan instansi.
  • Menyiapkan Daftar Arsip Dinamis dan/atau Arsip Statis yang akan digabungkan.

3. Alur Pendaftaran Simpul Jaringan

1. Registrasi Akun: Melakukan pendaftaran akun admin melalui situs resmi SIKN/JIKN ( sikn.go.id) dan melakukan aktivasi melalui surel (email).
2. Pengisian Formulir & Unggah Dokumen: Mengisi profil instansi serta mengunggah dokumen syarat (seperti surat kesediaan bergabung dan lampiran daftar arsip) pada sistem.
3. Verifikasi dan Validasi: Pusat Jaringan Nasional ANRI akan melakukan verifikasi dan validasi terhadap berkas yang dikirimkan.
4. Persetujuan & Pelatihan: Jika disetujui, ANRI akan menerbitkan surat persetujuan setuju, dan admin menyimpulkan jaringan diwajibkan mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi SIKN/JIKN

Cara instansi mendaftar sebagai Simpul Jaringan (umumnya dalam konteks SIKN dan JIKN oleh Arsip Nasional Republik Indonesia / ANRI) dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut:

Syarat yang Harus Disiapkan

• Instansi pemerintah, BUMN, perguruan tinggi, atau lembaga kearsipan yang mengelola arsip.
• Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten di bidang kearsipan dan teknologi informasi (minimal tim pengelola: koordinator, kontributor, verifikator, dan administrator).
• Perangkat komputer, koneksi internet, dan perangkat pendukung alih media (digitasi) arsip.
• Dokumen persyaratan:
  1. Surat kesediaan bergabung (menggunakan template dari ANRI yang menandatangani pejabat yang berwenang).
  2. Daftar arsip dinamis inaktif / arsip statistik yang akan disisipkan.

Alur Pendaftaran SIKN dan JIKN (ANRI)

1. Registrasi Akun:
   • Buka situs resmi SIKN/JIKN melalui portal Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
   • Klik tombol Daftar pada halaman login.
   • Masukkan nama lengkap, alamat email aktif (sebaiknya email resmi instansi), dan kata sandi.
2. Aktivasi Akun:
   • Centang kotak masuk atau folder spam pada email yang didaftarkan untuk verifikasi dari sistem ANRI, lalu klik Aktivasi Akun .
3. Pengisian Formulir Simpul Jaringan:
   • Login kembali menggunakan akun yang sudah diaktivasi.
   • Pilih menu Pendaftaran Simpul Jaringan .
   • Isi nama instansi resmi, pilih jenis pengolahan arsip, dan unggah foto profil lembaga.
   • Masukkan nomor surat kesediaan bergabung dan unggah dokumen surat kesediaan tersebut.
   • Unggah lampiran daftar arsip (dinamis/statis) sesuai format yang ditentukan.
   • Klik Simpan dan Lanjutkan .
4. Verifikasi dan :
   • Pusat Jaringan Nasional ANRI akan melakukan verifikasi dan validasi kelengkapan berkas .
   • Status permohonan dapat dipantau melalui menu Daftar Permohonan Simpul Jaringan .
   • Jika disetujui, ANRI akan menerbitkan surat persetujuan bergabung dan instansi wajib mengikuti bimbingan/pelatihan penggunaan aplikasi. Jika ditolak, sistem akan menampilkan alasan penolakan untuk diperbaiki. ********