Disusun Oleh: Dafrizal (Sekretaris Pepustakaan Dan Kearsipan Kab. Solok)
Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Fungsi Arsip
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.
1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.
2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.
Sifat dan Karakter Arsip
Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain :
- Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.
- Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
- Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
- Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan
Jenis-Jenis Arsip
Secara umum, arsip dikategorikan ke dalam dua kelompok utama:
- Arsip Dinamis: Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan operasional. Ini terbagi lagi menjadi arsip aktif (sering digunakan), arsip inaktif (frekuensi penggunaannya mulai menurun), dan arsip vital (sangat penting dan tidak tergantikan).
- Arsip Statis: Arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung untuk operasional, namun memiliki nilai guna kesejarahan permanen dan dikelola oleh lembaga kearsipan
Fungsi Utama Arsip
Keberadaan arsip sangat krusial bagi kelancaran aktivitas instansi maupun pemerintahan. Fungsi-fungsi tersebut meliputi:
- Bukti Hukum & Pertanggungjawaban: Menjadi bukti sahih jika terjadi masalah di kemudian hari.
- Pengambilan Keputusan: Data lampau digunakan sebagai rujukan utama untuk menentukan kebijakan baru.
- Pusat Ingatan: Memastikan riwayat aktivitas, transaksi, hingga sejarah institusi terdokumentasi dengan baik.
Penataan Arsip
Penataan arsip yang baik dan benar haruslah sistematis, logis, dan terklasifikasi.Tujuannya agar dokumen dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan. Proses ini melibatkan langkah penyortiran, pengelompokan berdasarkan subjek, pemberian label, serta pemilihan media penyimpanan yang tepat.
Berikut adalah panduan komprehensif untuk menata arsip Anda agar lebih efektif:
1. Pisahkan Arsip Sesuai Frekuensi Penggunaan
Kelompokkan dokumen Anda menjadi dua kategori utama agar ruang penyimpanan lebih optimal:
- Arsip Aktif: Dokumen yang masih sering digunakan setiap hari atau minggu (simpan di meja atau laci yang mudah dijangkau).
- Arsip Inaktif: Dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, namun masih harus disimpan untuk keperluan hukum atau referensi. Anda bisa memindahkannya ke gudang atau kotak arsip khusus.
2. Gunakan Sistem Klasifikasi (Pengelompokan)
Jangan menggabungkan semua dokumen dalam satu tempat. Atur berkas Anda berdasarkan:
- Abjad: Cocok untuk nama klien atau daftar karyawan.
- Subjek/Masalah: Mengelompokkan dokumen berdasarkan topik atau kategori (misal: Keuangan, SDM, Pajak).
- Kronologis: Diurutkan berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun (paling relevan untuk surat masuk/keluar).
3. Siapkan Sarana dan Prasarana Penyimpanan
Gunakan alat bantu kearsipan untuk menjaga fisik dokumen agar tetap awet dan rapi:
- Map/Folder: Gunakan hanging folder (map gantung) untuk laci kabinet, atau map snelhechter untuk dokumen yang dijilid.
- Sekat/Guide: Kertas tebal pemisah antar subjek untuk memudahkan pencarian.
- Filling Cabinet / Kotak Arsip: Wadah penyimpanan utama untuk menyimpan map-map tersebut secara tegak (vertikal).
4. Beri Label dan Indeks yang Jelas
Setiap folder harus memiliki label yang mencantumkan:
- Kode Klasifikasi
- Nama Subjek / Kategori
- Tahun Dokumen
5. Buat Daftar Arsip (Buku Agenda / Digital)
Catat seluruh daftar berkas Anda ke dalam sebuah database atau buku register. Pastikan Anda menuliskan ringkasan informasi, lokasi rak, dan tanggal dokumen.
6. Kelola Arsip Digital Dengan Baik
Untuk arsip digital atau scan, terapkan juga standarisasi yang ketat:
- Gunakan Struktur Folder: Buat hierarki folder induk dan anak.
- Aturan Penamaan File: Sepakati format penamaan file agar seragam.
- Lakukan Back-up: Selalu cadangkan data Anda secara berkala (misal ke cloud atau harddisk eksternal) untuk menghindari kehilangan data.